Сбои в работе печатной техники могут грозить бизнесу приостановкой рабочих процессов и финансовыми потерями. Как их избежать — в материале Владимира Непоклонова, директора по развитию ГК АРТИ.
Приобретая печатную технику и подсчитывая затраты на нее, бизнес нередко упускает из виду ряд статей расходов. По данным аналитиков, среднестатистическая компания тратит на печать до 14% от выручки. И речь идет не только о приобретении бумаги. Во-первых, необходимо регулярно заправлять тонер в картриджи или производить их замену. Крайне сложно рассчитать вручную, когда понадобится новый картридж или тонер — компании чаще всего или закупаются в авральном режиме, или берут с излишками, которые потом пылятся на полках. Сейчас ситуация осложняется усложнившейся логистикой — так, после новогодних праздников в стране образовался дефицит картриджей для зарубежных принтеров и МФУ.
Во-вторых, у каждого печатающего устройства есть сроки износа. Подходит момент, когда нужно проводить регламентный ремонт (замену ресурсных деталей устройства). Тем временем, сервисное обслуживание печатной техники — удовольствие не из дешевых. Разовый ремонт принтера может обойтись компании в десятки тысяч рублей — в зависимости от стоимости деталей и сложности работы инженера. Казалось бы, сумма небольшая. Но выход оборудования из строя нередко сопровождается приостановкой процессов — а это уже влечет финансовые и репутационные потери для бизнеса.
Нередко поломки связаны с чрезмерной нагрузкой на устройство и нарушениями правил эксплуатации. Поэтому крайне важно отслеживать состояние парка техники и проактивно реагировать на возможные инциденты — например, организовав профилактическое обслуживание.
Что дает мониторинг печатающих устройств
Сегодня мониторинг технического состояния печатающих устройств можно проводить в полностью автоматическом режиме. Системы мониторинга позволяют оценивать его, уровень нагрузки на используемые устройства печати и объемы печати. Полученная информация помогает прогнозировать необходимые объемы закупки ресурсных и расходных материалов (в основном картриджей, бумаги), планировать техобслуживание оборудования и оптимизировать использование парка техники таким образом, чтобы повысить срок службы оборудования Это достигается путем установки высокопроизводительных устройств в места с повышенным объемом печати, а низкопроизводительных — там, где объемы маленькие.
Такие ИТ-решения способны, к примеру, выявить проблемы, связанные с замятием и окончанием бумаги, случайно открытой крышкой, нехваткой тонера или ухудшением состояния ресурсных материалов. На основании информации об уже зарегистрированных инцидентах и актуальном техническом состоянии оборудования формируются заявки на техобслуживание — вручную или в автоматическом режиме. Удаленно определяется причина неисправности и принимается решение о дальнейшем ремонте.
То есть инциденты решаются без остановки процесса печати. Благодаря этому уменьшается время простоев оборудование, снижается нагрузка на специалистов, которые раньше получали информацию о состоянии печатной техники вручную, и вероятность ошибок человеческого фактора, а процесс печати становится почти бесперебойным.
Как выбрать систему мониторинга
Мониторинг печати должен состоять из двух обязательных компонентов:
а) Технический мониторинг с проактивным реагированием на инциденты с оборудованием
Система мониторинга позволяет отслеживать возможные инциденты с печатающими устройствами. Вручную делать это крайне сложно, особенно если в компании большой парк оборудования: приходится смотреть за каждым устройством в отдельности, ведь принтеры не посылают тревожных сигналов. В случае сбоев работа приостанавливается внезапно — сотрудникам приходится искать другие печатающие устройства в срочном порядке, или же ожидать, пока принтер будет отремонтирован или заменен.
Система мониторинга должна быть способна оценивать техническое состояние устройств удаленно и выявлять нарушения в их работе, чтобы заблаговременно предупреждать поломки. Благодаря этому компания сможет экономить на ремонтах оборудования, а бизнес-процессы будут непрерывными.
б) Статистический мониторинг со сбором и анализом объемов печати и последующей оптимизацией точек и объемов печати.
В компаниях чаще всего существенно различается объем печати в разных департаментах. Так, в бухгалтерии бумаг всегда больше, чем, например, в отделе продаж или на производстве. Соответственно, нагрузка на точки печати и скорость, с которой заканчивается тонер, в них существенно различаются. Неравномерная нагрузка может привести к тому, что какие-то единицы техники будут простаивать, а какие-то регулярно ломаться из-за чрезмерного количества печатаемых документов.
Как здесь могут помочь системы мониторинга:
- Статистический мониторинг помогает определить объемы печати по отдельным пользователям и подразделениям. Исходя из этого можно выявить, в каких подразделениях нагрузка на печатные устройства большая, а значит, где стоит установить ограничение на печать или же увеличить число печатной техники. С другой стороны, он позволяет понять, от каких устройств можно безболезненно избавиться — а значит, не тратить больше средства на эксплуатацию и ремонт принтеров, которые почти не используются.
- Статистический мониторинг позволяет отслеживать, когда в том или ином печатающем устройстве заканчивается тонер. Системы мониторинга способны сообщать, на каком устройстве вскоре будет достигнут заданный порог объема картриджа в МФУ или принтере. Более того, исходя из анализа данных об объеме печати, ИТ-решение способно оценить, где 10% тонера — это сигнал к срочной замене картриджа, а где — можно не беспокоиться об этом еще месяц. Это позволяет оптимизировать использование картриджей и работу специалистов, которые занимаются их заменой, а также закупать ровно столько расходных материалов, сколько нужно.
На что еще обращать внимание при выборе системы
Во-первых, у многих принтеров есть такая техническая особенность: по итогам ремонта устройства (например, замены материнской платы или сетевой карты) происходит сброс или произвольное изменение счетчиков. Печатающее оборудование начинает выдавать некорректные значения. Это не должно мешать расчету объемов печати, а значит, система должна иметь алгоритмы, позволяющие учитывать подобные изменения и выдавать корректные значения распечатанных устройством страниц за период.
Во-вторых, важно, чтобы система была совместима с различными устройствами печати. Так, в прошлом году начался тотальный передел рынка печатной техники. Если в 2021 году доминирующее положение занимала HP (36% рынка), а следом за ней шли Pantum с 16%, Canon и Kyocera (по 10%). Сейчас китайская Pantum вырвалась вперед, а HP, Xerox и Canon заявили о приостановке работы. Одновременно выросли объемы поставок от тайваньской Avision, китайской Deli Group, южнокорейской Sindoh, а также некоторых отечественных брендов. Далеко не все производители программного обеспечения для печатающих устройств успели обеспечить его совместимость с новыми лидерами рынка.
***
Таким образом, мониторинг устройств печати позволяет бизнесу существенно экономить на содержании и обслуживании оборудования. Кроме того, благодаря своевременному техническому обслуживанию он продлевает срок жизни устройств — что критически важно в текущих условиях, когда приобрести зарубежные устройства известных производителей становится все сложнее. Однако при выборе ИТ-решения стоит быть предельно внимательными. Оно должно отслеживать как техническое состояние оборудования, так и актуальные и корректные статистические данные, а также осуществлять проактивный мониторинг.
