Современный бизнес невозможно представить без телефонной связи. Правильно организованные внутренние коммуникации – это оперативное решение всех производственных вопросов. Суть малых телефонных станций как раз в этом – помимо внешнего общения, обеспечение внутренних звонков.
Логичен вопрос, каковы возможности этой мини-станции, помимо обеспечения телефонных переговоров? Как выбрать правильно это достаточно сложное техническое устройство, чтобы были учтены все потребности, и наоборот, как не прогадать, и не приобрести мини-станцию с огромным числом ненужных функций, которые сделают эту аппаратуру дороже?
Прежде всего, определитесь с емкостью малой телефонной станции, какое количество внешних линий вам необходимо в нее ввести. Сколько хотите оборудовать рабочих мест, оснащенных телефонными аппаратами. Учтите и другую технику: модемы, факсы.
Следующий этап – составьте план размещения рабочих мест, выясните количество внешних линий мини-атс, определитесь, какой тип линий будете использовать: 2-х проводные аналоговые, IP линии или цифровые. Определитесь с оператором, это ГТС или коммерческие фирмы.
Еще важный момент – определитесь с тарифами. Они могут быть гибкими: дневными, вечерними, ночными. Оплата разная. Если тариф правильно подобран, телефонная связь обойдется вам дешевле.
Когда вы уже определились с количеством и типом линий, нужно продумать, как будут распределяться входящие звонки. Таких вариантов несколько:
1. Одна линия – один внутренний телефон. Например, один прямой номер у руководителя, другой прямой у секретаря, третий – номер факса.
2. Одна линия – звонок на несколько внутренних телефонов. Есть варианты: звонок поступает одновременно, поочередно, в зависимости от потребностей.
3. Групповой вызов: это когда звонят сразу все телефоны или соблюдается последовательность, т.е. если один не ответил, звонок переходит на другой аппарат и т.д., или происходит автоматическое распределение звонков, если необходимо обработать большое число входящих вызовов.
Дополнительные функции малой телефонной станции – переадресация звонков, установка автоответчика. Можно настроить голосовое меню: создать приветственное или завершающее сообщение при обработке звонка.
Не забудьте определиться и с исходящими звонками. Можно установить ограничение на международные и междугородные звонки. Возможности мини-станции этим не ограничиваются. Все настраивается под конкретные цели.
